Os 7 hábitos dos organizadores de eventos altamente eficazes

O que os profissionais de eventos devem saber sobre este livro de negócios de enorme sucesso

Olá, organizadores! Clever Carly falando. 

Como organizadores de eventos, estamos envolvidos por uma comunidade colaborativa. Existem muitas fontes de inspiração e guias detalhados para o nosso trabalho, como websites específicos, hashtags, podcasts e conferências específicas para o mundo das reuniões. Ainda assim, é muito raro que uma ideia surja com tanta força que acabe se tornando um marco cultural resistente ao tempo, daqueles que possam ser revisitados muito tempo depois de serem a grande tendência dominante. O livro “Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes”, de Stephen Covey, que já está alcançando três décadas da primeira edição, é um desses marcos. Se ainda não leu, provavelmente seu colega de escritório mais próximo pode emprestar uma cópia para você.

A mensagem é simples: Todas as pessoas de sucesso praticam os mesmos hábitos adquiridos, como manter-se proativo, trabalhar harmonicamente em grupo e aprender continuamente. E embora as sete características podem ser aplicadas ao seu trabalho conforme descritas pelo livro, eu adaptei e personalizei a fórmula original para o setor de eventos.   

Então aqui estão os sete hábitos dos organizadores de eventos altamente eficazes, de acordo com Stephen Covey, com uma ajudinha minha:

1. Eles percebem que é no preparo de uma reunião que se encontra a maior parte do trabalho.

No livro, Covey explica que a reatividade (em vez da proatividade) pode prejudicar o sucesso. Essa percepção é muito verdadeira para organizadores de eventos. Isso pode parecer óbvio (afinal, somos organizadores), mas você sabe como e quando seus participantes chegarão e já levou em consideração os meios de transporte que serão usados? Seu palestrante principal está preparado e o suporte tecnológico está conectado e pronto para funcionar? É claro que estas perguntas são apenas exemplos das várias que você precisará responder nas semanas e dias antes do seu evento. O objetivo principal? Ser proativo. Tente prever quaisquer obstáculos muito antes de ocorrerem.  

2. Eles chegam a um evento com um objetivo claro e definido.

O segundo hábito descrito por Covey, “começar com o objetivo em mente”, significa que toda ação que você tomar deve ter um propósito e uma finalidade objetiva. Da mesma forma, se o seu evento estiver posicionado de maneira a alcançar ou superar um objetivo determinado, você provavelmente precisará recomeçar tudo do início. 

Qual resultado específico seu cliente está buscando? Se você está apresentando um novo produto, os participantes terão como comprá-lo facilmente após o evento? Se o objetivo principal é o networking, os convidados terão como entrar em contato entre si quando o evento acabar? Visualize o objetivo final e posicione cada ação que você tomar durante o evento para alcançá-lo. É claro, você também precisará decidir se o evento é para decisões, ideias, networking, celebração, instrução, produção ou promoção

3. Eles sabem se concentrar no que realmente importa.

Antes, durante e depois de uma reunião, você provavelmente receberá uma avalanche de pedidos, reclamações, perguntas e tarefas. A tentação é sair resolvendo tudo o que aparecer pela frente com todas as energias (afinal, você é supereficiente!), mas ajuda muito lembrar do conselho de Covey de colocar “primeiro o mais importante” ao decidir por onde começar.

Embora classificar graus de importância possa ser altamente subjetivo de acordo com as necessidades imediatas da sua empresa, é útil detectar antecipadamente o que deve ser feito (e o que pode esperar). Se um ingrediente especial de um prato secreto não ficar pronto em tempo, isso é mais ou menos urgente do que assegurar que todos os convidados conseguiram entrar? Provavelmente não. E ainda que enfrentar problemas como um ingrediente faltando seja uma distração, isso não prejudicará a sua apresentação.  

4. Eles adoram tecnologias e o contato social.

Como quarto hábito, Covey explica como uma mentalidade ganha-ganha pode impulsionar o sucesso: quando você respeita os desejos dos outros, seu próprio sucesso acontecerá. O que os convidados desejam? Tecnologias mais grandiosas e melhores, de acordo com uma pesquisa recente, realizada pelo projeto Meeting Room of the Future da International Association of Conference Centers. Então, para que seu evento seja um sucesso, provavelmente é uma boa ideia realizar esse desejo.

Conforme a pesquisa, 80% de participantes de eventos declaram que o acesso a tecnologias interativas será cada vez mais importante nos próximos cinco anos. Além disso, 92% afirmam que a dependência de sinais fortes de Wi-Fi também aumentará. 

O que isso significa para você: As pessoas não querem apenas presenciar um evento, mas interagir com ele. Seja com hashtags exclusivas ou filtros para o Snapchat (como nós já apontamos), transmitindo momentos marcantes ao vivo ou mesmo instalando cabines de fotos digitais, cruzar os limites entre a tecnologia e a vida real por meio das redes sociais será a sua melhor aposta. 

Ah, e certifique-se de que conexão banda larga é boa – boa mesmo. 

5. Eles estão em sintonia com as necessidades do seu público.

O quinto hábito de Covey, procurar primeiro compreender e depois ser compreendido, é a ideia de mantermos a humildade enquanto ampliamos a nossa perspectiva. Sem dúvida você é inovador, um grande organizador e realizador de eventos marcantes. Mas não é por você ter um grande conceito de como uma reunião pode e deve acontecer que a sua audiência ou equipe compartilha da mesma visão. Mantenha sempre os pedidos, as necessidades e as opiniões das pessoas ao seu redor em mente, mesmo quando você está no comando. 

E isso nos leva ao próximo hábito de organizadores de reuniões de sucesso…  

6. Eles são mestres no trabalho em equipe.

Falando em ouvir quem está ao seu redor, organizadores de reuniões de sucesso sabem como trabalhar em equipe com eficiência e respeito, um hábito que Covey chama de “sinergia”. Como ele explica, os objetivos alcançados em equipe são muito maiores do que os que podem ser conquistados sozinho. E com todas as peças em constante movimento que os organizadores precisam administrar, compreendemos muito bem como é fundamental confiar nos membros da equipe de uma maneira positiva e inspiradora. Se você tem a tendência de resolver tudo sozinho, não tenha medo de delegar a responsabilidade a outros. Isso desperta o melhor em todos.

7. Eles nunca param de aprender 

Seja lendo artigos no site MeetingImagined.com ou participando de uma conferência anual de planejamento de eventos, planejadores de eventos de sucesso nunca param de aprender (ou de afinar o instrumento, como diria Covey). 

Não deixe de voltar em duas semanas para conferir outras dicas e informações úteis e de me seguir no Twitter, no Instagram e no Facebook. 

Sempre seu guia eficaz, 

Clever Carly

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