3 formas de reinventar reuniões anuais

Faça os participantes retornarem com um evento revitalizado

Muitas organizações usam eventos e conferências anuais para melhorar o reconhecimento da marca, envolver-se com suas comunidades e cultivar a fidelidade do cliente. Para planejadores que organizam tais ocasiões, alcançar essas metas começa, muitas vezes, com números crescentes de participantes. 

Mas, ainda que aumentar o número de participantes seja a meta n.º 1, a maioria dos eventos exibe crescimento modesto, de acordo com o State of the Conference Industry Report de 2019.

Então, onde está o problema? 

Ao contrário de reuniões isoladas, eventos anuais, muitas vezes, vêm com bagagem extra de escolhas ultrapassadas, por exemplo, um design de reunião específico ou estrutura de agenda. Para envolver um novo público e aumentar o número de participantes, os planejadores precisam oferecer algo novo. Ou seja, eles precisam reinventar reuniões anuais de forma que sejam diferentes dos eventos anteriores, mas ainda honrem o histórico e objetivo geral.

Não sabe ao certo onde começar? Confira aqui três formas de repaginar as reuniões anuais: 

Reformular a agenda e o design. 

Um café da manhã de boas-vindas seguido por horas de apresentações e um jantar de networking para encerrar o dia. Soa familiar? 

A mesma velha estrutura de reunião e agenda pode acabar ficando cansativa ano após ano. Quais são os elementos de evento que você pode adicionar para renovar a conferência, mesmo para convidados que já participaram diversas vezes antes? 

Mudar os palestrantes é uma forma fácil de diversificar um evento do outro, mas desafie a sua criatividade com a organização da reunião em si. Por exemplo, experimente diferentes estilos de disposição dos assentos, técnicas de iluminação e panos de fundo. Outra opção: Considere uma experiência de evento que permita aos participantes personalizar a programação. 

Conforme você se aprofunda na tentativa de melhorar a sua reunião anual, também é importante rever os aspectos do ano anterior que talvez não tenham se saído tão bem. Houve uma resposta comum no feedback pós-evento sobre uma área que poderia melhorar? Use essas informações como o início do upgrade para elementos do evento. 

Escolher um tema. 

É a antiga pergunta sobre os eventos: temático ou não temático? Mas, para reuniões anuais, a resposta é clara: opte por um tema. 

Por quê? Para começar, muitas conferências anuais têm itens na agenda que sempre são necessários. E, como mencionado acima, repetir os mesmos tópicos logo pode perder a graça. Uma reunião temática confere aos planejadores a oportunidade de oferecer uma nova perspectiva aos itens repetitivos que você não pode evitar. 

Quando implementado de forma estratégica, um tema também integra cada aspecto de um evento, ou seja, é uma boa maneira de comunicar aos possíveis participantes do que se trata a reunião. Para convidados recorrentes, um tema será um diferencial das reuniões anteriores, enquanto um público mais novo terá uma melhor compreensão do que ganhará se for ao evento. 

Mudar o destino.

Organizar uma conferência anual no mesmo local ou cidade todas as vezes? Considere a possibilidade de selecionar um novo local a cada ano. Primeiro, viajar é empolgante, e a oportunidade de explorar um novo destino animará as pessoas a inscreverem-se e participar. De fato, pesquisas mostram que o local tem papel fundamental no futuro das reuniões: participantes desejam um senso claro de espaço e uma conexão mais profunda com a cidade que os cerca. 

Estudos também mostram que a expectativa da viagem deixa as pessoas felizes; às vezes, mais felizes do que a viagem em si. Isso não quer dizer que o seu evento não será um sucesso, apenas que proporcionar uma nova aventura pode gerar uma animação pré-reunião que um local repetido não é capaz de gerar. 

Para planejadores, um destino também pode oferecer oportunidades de renovar a agenda da reunião. Por isso, encontre maneiras de homenagear o local da sua reunião e oferecer aos participantes a oportunidade de experimentar atividades regionais. Por exemplo, talvez exista um programa comunitário do qual os convidados possam participar ou um passeio a pé que pode ser aproveitado no tempo livre. 

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