Mapear a jornada dos participantes: como planejar a experiência perfeita para o convidado

Experimente estas dicas para saber como o mapeamento da jornada dos participantes pode aprimorar o seu próximo evento

Pensar nas metas e necessidades dos seus participantes é a base de um grande evento. O que os participantes esperam dessa experiência? Como você pode tornar o evento inesquecível? Qual é o tema que dará vida ao evento? Quais são as atividades de que os participantes mais gostarão? 

Para responder a perguntas cruciais como essas, você precisa saber o máximo possível sobre como seus convidados irão interagir com o seu evento. A chave é o mapeamento da jornada do participante, que permitirá planejar cada passo da experiência do convidado, incluindo antes, durante e depois do evento. 

Pronto para começar? Siga estas três dicas para realizar o mapeamento da jornada dos participantes do seu próximo evento.

Identifique pontos de contato

Pontos de contato são as maneiras como os participantes interagem com o seu evento. Esses pontos tomam muitas formas, desde os métodos usados para anunciar o evento até as fotografias que os participantes recebem depois do encerramento.

Para ajudar a identificar todos os pontos de contato do seu evento, coloque-se no lugar dos seus convidados. Começando com as atividades anteriores ao evento, como reservar um ingresso, e continuando até atividades depois do evento, como responder a uma pesquisa, faça uma lista de todas as interações que os seus convidados terão com o seu evento. Preste atenção especial a todas as vezes que você pedir para eles tomarem uma ação.

Para dar uma ideia mais concreta do que procurar, aqui estão alguns pontos de contato a considerar:


Antes do evento

  • Compra do ingresso
  • Interação nas redes sociais
  • Navegação do site do evento

Durante o evento

  • Check-in
  • Entretenimento
  • Refeições e intervalos

Depois do evento

  • Pesquisas
  • E-mails de acompanhamento
  • Convites para futuros eventos

Gere uma grade de experiências

Agora que você identificou os pontos de contato, é hora de criar uma grade de experiências, que ajudará você a classificar os pontos de contato em ordem de importância. Uma grade de experiências proporcionará uma visão geral da jornada do convidado, para que você possa então determinar a satisfação dos participantes e usar os resultados para criar eventos futuros com base nas áreas de foco estabelecidas.

Ponha cada ponto de contato em um eixo da grade, com a importância no outro eixo. (Confira este exemplo.) A partir daí, use a grade como a base de uma pesquisa depois do evento: Envie uma pesquisa depois do evento e peça aos convidados que avaliem sua satisfação com relação a cada ponto de contato em uma escala de 1 a 10. Além disso, peça que eles avaliem a importância de cada aspecto e que deixem comentários ou feedback sobre a experiência com cada ponto de contato.

Agora, você pode ordenar os pontos de contato por importância e ver a satisfação de seus convidados com cada ponto de contato. Isso também permitirá que você priorize quais pontos de contato devem ser aprimorados no futuro. 

Use a tecnologia a seu favor: como obter dados das experiências

A relação entre tecnologia e a jornada dos seus participantes está ficando cada vez mais estreita. Agora, há muitos métodos digitais para coletar e analisar dados dos participantes que podem ajudar a transformar a estratégia e a experiência do convidado.

Ao criar a sua grade de experiências, considere usar dados de plataformas digitais para obter um conhecimento melhor de como os participantes respondem aos seus pontos de contato. Por exemplo, comentários e curtidas em uma publicação no Facebook sobre preços especiais para ingressos do evento podem ser incluídos na seção antes do evento da sua grade de experiências. Se você deu aos convidados pulseiras com tags, atualize a seção depois do evento com dados sobre quais atividades os participantes preferiram ou a taxa de frequência dos convidados no decorrer de eventos que duram vários dias.

Reúna os dados

Com todos esses dados coletados, organizados e analisados na sua grade de experiências, você agora tem uma visão muito mais completa de como os participantes se sentem em relação às experiências deles. Mesmo depois de você concluir a sua grade de experiências e implementar o que descobriu, não pare de coletar e analisar dados sobre os pontos de contato dos participantes; informações atualizadas sobre as preferências dos convidados serão úteis para o planejamento de eventos no futuro.

Há sempre uma maneira de melhorar o seu evento, e o mapeamento da jornada dos participantes oferece uma opção efetiva para identificar oportunidades de melhorias. Além disso, não tenha medo de buscar ajuda externa para o seu evento. Envolver terceiros, como por exemplo o serviço de consultoria de eventos da Marriott, pode ser uma ótima forma de conseguir outra perspectiva experiente para ajudar a identificar áreas em que a jornada do participante pode ser aprimorada.

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