Clever Carly: Entre na sala de reunião executiva

O planejamento estratégico de reuniões começa com o acesso às partes interessadas

Olá, planejadores atarefados!

Quando se trata de atender as metas do cliente, o primeiro passo é, claro, entendê-las. Ou seja, você precisa de uma definição clara do que o cliente espera que o evento alcance, antes de planejar os detalhes mais sutis. 

Parece muito simples, certo?

O problema é que os clientes nem sempre são diretos com as informações principais. Eles podem ter uma ideia do que desejam, mas talvez encontrem problemas na hora de explicar. Ou, quem sabe, mencionam ambições vagas, como “promover um novo produto” ou “aumentar as vendas,” mas não informam o contexto por trás dessas metas.

Não importa onde está a falta de comunicação, você terá que descobrir o motivo real que quase sempre exige conversar diretamente com as partes interessadas. E isso pode significar apenas uma coisa: você precisa entrar na sala de reunião executiva ou sala de conferência, escritório, cafeteria. Não importa onde a diretoria se reúna, você precisa ter acesso.

A maneira certa de solicitar permissão para a sala executiva

Uma vez que a diretoria sempre se reúne com reserva e restrição, pedir para ter acesso às reuniões como um estranho pode ser uma conversa complicada, mas necessária. Para garantir sucesso, dê ao cliente uma ideia do tipo de informação que você espera obter. A partir daí, explique porque esses detalhes serão úteis no processo de planejamento e como vão ajudar a atender os objetivos finais do cliente. 

O que fazer se a resposta for negativa

Se você não foi convidado à sala da diretoria, ou a solicitação for simplesmente ignorada, envie uma lista de perguntas que o cliente possa apresentar em seu nome. Em alguns casos, você também pode obter uma transcrição da reunião. 

Durante a reunião

É importante ouvir e anotar o que as partes interessadas estão dizendo, mas não se esqueça de que você também é um participante. Solicite esclarecimentos quando necessário e trabalhe com o organizador da reunião para reservar algum tempo para perguntas e respostas na agenda, para que possa falar diretamente com as partes interessadas. 

Prepare uma lista de perguntas com antecedência e não tenha medo de mencionar tópicos complexos. Perguntas como “por que essa meta não foi alcançada antes?” ajudam você a entender as abordagens atuais e anteriores do cliente sobre as metas, porque elas não deram certo e as áreas em que você pode melhorar. 

Após o fim das conversas em pauta sobre o evento, o organizador da reunião pode educadamente solicitar que você saia, enquanto a diretoria prossegue com tópicos confidenciais ou irrelevantes para você. Mas tudo bem: você entrou e recebeu as informações necessárias para produzir um evento incrível, e isso é tudo o que importa.

Até a próxima.

Planeje bem,
Clever Carly

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