Clever Carly: Como comunicar o cancelamento de uma reunião

Estratégias de como falar com os envolvidos quando uma emergência força você a cancelar

Olá, organizadores!

Tenho certeza de que vocês concordariam, após todas as horas dedicadas a elaborar os planos da reunião, que a única coisa que queremos é um evento frutífero. Mas, às vezes, a natureza tem outros planos, e condições climáticas intensas podem ameaçar o sucesso da sua reunião. Claro, você nunca gostaria de precisar cancelar uma reunião, mas algumas circunstâncias emergenciais podem exigir um pequeno reagendamento ou o cancelamento total.

Sem dúvida, é lamentável. Desfazer o planejamento da complexa rede de decisões que você tomou na preparação para um evento é muito difícil logisticamente. E é muito difícil ver que todo o nosso árduo trabalho foi em vão. Sem mencionar o processo da comunicação que precisa acontecer com fornecedores, patrocinadores e participantes. Como na maioria das coisas, há algumas estratégias que funcionam melhor do que outras, e cada uma depende da pessoa com quem você está se comunicando. “A reunião foi cancelada. É isso, sinto muito!” nunca é uma resposta adequada.

Se pretende desenvolver seu plano de comunicação de desastres ou aprimorar o que já tem, veja como eu sugiro que você deve falar com as principais partes envolvidas na sua reunião: 

Para os fornecedores

A comunicação com o gerente do local, palestrantes, parceiros de tecnologia e qualquer outro com quem você esteja colaborando pode ser delicada. Você, obviamente, tem que dar a má notícia de uma forma que preserve a parceria para futuras iniciativas. Para evitar qualquer erro de comunicação, informe-os das alterações o mais rápido possível ligando para eles diretamente. Tornar a comunicação mais pessoal com um telefonema minimiza a chance de ferir os sentimentos, o que pode prejudicar você no futuro mesmo se tudo tiver sido culpa da natureza. Depois, complemente a conversa com uma declaração formal por escrito. Isso permite uma certa proteção legal para ambas as partes, caso surjam questões contratuais no futuro.

Para os patrocinadores

Patrocinadores participam de um evento com recursos financeiros e tempo, e explicar que você não poderá usar as doações pode ser outra conversa complicada, especialmente quanto 53% dos planejadores dizem que encontrar um patrocinador já é um grande desafio. Ao conversar com um patrocinador sobre uma reunião afetada por uma situação de emergência, prepare de antemão possíveis concessões para oferecer no lugar do evento alterado (ou cancelado). Talvez seja uma oportunidade de fazer parceria em outra reunião que você tem em vista ou a chance de expandir seu patrocínio e visibilidade no evento remarcado. Não importa o que for decidido, usar a conversa como uma oportunidade de falar sobre futuras parcerias mostrará seu apreço pelo trabalho deles e deixará os patrocinadores mais inclinados a trabalhar com você no futuro.

Para os participantes

Se você planejou um evento cinco estrelas (e não duvido que você tenha feito isso!), os participantes provavelmente estão animados com o evento, e a notícia do cancelamento ou de qualquer alteração nas datas que os impeça de estarem presentes provavelmente será uma decepção. Seu objetivo é manter os participantes felizes e prontos para o seu próximo evento apesar de qualquer alteração na reunião, e isso começa com uma comunicação honesta e proativa. Seja direto sobre os perigos que as condições climáticas severas representavam para o evento e todo o esforço que você e sua equipe fizeram antes de decidir que o cancelamento era o mais seguro. 

E, a exemplo dos fornecedores, mantenha as conversas pessoais. Enviar notas individuais talvez não seja possível, mas um e-mail geral pode parecer blasé. Certifique-se de incluir um ponto de contato que os participantes possam acessar para fazer perguntas ou saber mais. Por exemplo, talvez você possa disponibilizar um endereço de e-mail exclusivo, uma linha direta ou uma página no site do evento para abordar dúvidas com relação ao reagendamento ou cancelamento.

Repito, cancelar uma reunião pode ser uma grande dor de cabeça, e é importante lançar mão todos os planos que poderiam salvar seu evento antes de decidir descartá-lo completamente. Dito isso, a segurança sempre deve ser a sua maior preocupação, e se a natureza não está do seu lado, não cabe a você desafiá-la. Comunicar-se com rapidez e eficiência com todos os principais participantes da sua reunião será a sua melhor opção. 

Até a próxima,
Clever Carly


 

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