Clever Carly: Metas de gestão de tempo para 2019

Siga o cronograma e fique longe do estresse com estas práticas de planejamento

Olá, queridos planejadores!

Conforme 2019 se aproxima, me lembro de 2018 e penso no que poderia ter sido melhor. Ao relembrar as conquistas e desafios que tive no decorrer do ano passado, uma coisa em especial se destaca: gestão do tempo. Com um cronograma agitado e uma lista interminável de tarefas a fazer, planejadores têm muito com que lidar, às vezes com pouco tempo para concluir tudo. E isso é totalmente normal. Mas habilidades precárias de gestão do tempo também podem gerar caos e pânico em suas reuniões, que também é algo totalmente evitável. 

Não estou dizendo que você deve reformular todo o seu planejamento por outro capaz de, em um passe de mágica, adicionar horas ao seu dia. (Não é possível, já tentei.) Ao contrário, estou pensando em formas de corrigir meu cronograma atual para criar mais tempo para mim, profissional e pessoalmente, sem voltar ao passado. 

Assim, a seguir, estão as pequenas metas que estou definindo em 2019 para prolongar cada segundo: quer me acompanhar nessa jornada?

1. Parar de criar expectativas irreais.

O fato é, não importa o que nós, planejadores, fizermos, o dia ainda tem apenas 24 horas. Isso significa que precisamos ser realistas com nós mesmos sobre o que podemos realizar de verdade em qualquer período de tempo determinado. Às vezes, isso significa concluir apenas dois itens por dia da lista de tarefas a fazer, e às vezes isso pode significar completar 10 coisas. Qualquer das duas opções é algo válido, mas o cronograma do evento deve acomodar ambos os cenários.  

2. Delegar mais.

Por mais que tentemos cuidar de cada elemento de um projeto sozinhos, para fins de controle de qualidade, isso não é possível, e nem recomendado – e isso sem pensar nas implicações para a saúde que o excesso de estresse pode ter. (Lembre-se: o planejamento de reuniões é um dos cinco principais trabalhos estressantes de 2018!) Para liberar tempo e eliminar o estresse, é importante cercar-se de uma equipe na qual você confia e à qual pode delegar tarefas, especialmente ao trabalhar com um prazo agressivo. 

3. Parar de adiar tarefas.

Se “faço isso mais tarde” foi sua marca registrada em 2018, vamos praticar dizer a próxima frase juntos em voz alta: “vou fazer isso agora”. Encaixar todos os detalhes de qualquer reunião nas horas finais que antecedem o evento pode ter grandes consequências (pequeno comparecimento do público e locais e fornecedores indisponíveis, para citar apenas algumas). Se você é um procrastinador crônico, tente dividir a sua lista de tarefas a fazer em pequenos grupos e definir encontros semanais com a sua equipe para manter todos informados.

4. Saber quando dizer não.

Como você já sabe, planejadores são ocupados. Ainda que desejemos assumir todo projeto que chega às nossas mãos, dizer “sim” a toda solicitação que nos é feita pode tornar o equilíbrio de tarefas e tempo incontrolável. Voltando ao primeiro ponto, é importante estar ciente dos seus pontos fortes e ser razoável com você mesmo. Se estiver ocupado demais para assumir um novo projeto, pode dizer não e espere até que a sua agenda esteja livre para se comprometer com uma nova atividade. 

Agora, com tudo isso em mente, acho que vou seguir meu próprio conselho e parar de escrever na tentativa de me concentrar na minha própria lista pessoal de coisas a fazer. Nunca é cedo demais para dar início às suas metas, certo?

Até a próxima, amigos.

Planeje bem,
Clever Carly
 

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