Planejadores e seus colaboradores imprescindíveis

Contribuição que todo planejador precisa para criar um evento de sucesso

Dizer que planejar um evento precisa da ajuda de uma comunidade inteira não é um exagero. Organizar uma reunião de sucesso exige uma equipe bem formada e multifacetada, com especialização em todas as áreas. Embora cada colaborador seja igualmente importante, geralmente é a contribuição de parceiros financeiros e de tecnologia que pode decidir o sucesso ou o fracasso de um evento.

Confira o motivo abaixo.

Decisões inteligentes com o dinheiro

A primeira pergunta a se fazer antes de tomar qualquer decisão costuma ser: “Isso está de acordo com o objetivo da reunião?” A segunda: “Temos dinheiro para isso?”

Como nenhum orçamento é ilimitado, as restrições financeiras dominam as tomadas de decisão, e planejadores financeiros podem ajudar a garantir que cada centavo seja gasto com inteligência. Tome uma decisão contrária ao responsável pelo orçamento, e você arrisca colocar a reunião em perigo financeiro.

Além do monitoramento geral do dinheiro, um colaborador financeiro também pode compartilhar informações orçamentárias históricas. Digamos que uma reunião anterior com orçamento e propósito semelhantes gastou a maior parte do orçamento em serviços de bufê. Se o feedback dos convidados mostrou que os participantes gostaram da comida, mas também queriam mais sessões detalhadas, planejadores saberão que precisam alocar uma porção maior do orçamento para encontrar os palestrantes certos e organizar atividades de sessões.  

Vamos falar de tecnologia

Visto que acompanhar as tendências de tecnologia é um dos principais desafios que os planejadores de reunião enfrentam, não há dúvida de que as recomendações de fornecedores tecnológicos tornam-se ainda mais importantes. 

Falar com parceiros de tecnologia não apenas é uma boa ideia para se alinhar às tendências atuais, mas pode também ajudar a modernizar reuniões e avançar no campo da tecnologia. Outro motivo: nem todo planejador é um mago da tecnologia, o que significa que fazer parceria com colaboradores que contam com know-how tecnológico pode economizar tempo e dinheiro. Por exemplo, usar várias soluções tecnológicas em vez de uma solução de software de serviço completo, como o aplicativo Meeting Services da Marriott, pode gerar caos organizacional para uma equipe de planejamento. Um parceiro de tecnologia pode oferecer soluções que eliminam um possível caos de software. 

Para o planejador que faz tudo

Às vezes, planejadores não têm acesso a recursos além de suas próprias capacidades e isso não é um problema. Em situações em que os planejadores não dispõem de uma equipe, é importante ser proativo ao fazer as pesquisas necessárias para garantir que suas qualificações possam atender ao propósito da reunião. 

Quando se trata de orçamento de eventos, ignore as planilhas, que promovem o erro humano, e experimente usar um software de orçamento. No caso de tecnologia, não complique: trabalhe com mídias sociais e outras plataformas que você conhece em vez de instituir um novo sistema ou plataforma. Assim, se surgir algum problema de tecnologia durante a reunião, você saberá como solucioná-lo imediatamente em vez de depender de representantes do atendimento ao cliente. 
 

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