Conteúdo da reunião: o certo e o errado

Ofereça aos participantes o conteúdo da reunião que eles desejam com estas estratégias respaldadas por pesquisas.

Apostilas, impressos, links para recursos on-line: qualquer que seja o material da reunião, o conteúdo que você compartilha com os participantes pode aumentar o envolvimento do convidado com o objetivo da sua reunião. 

A forma com a qual você apresenta esse conteúdo é tão importante quanto o que ele diz, e muitos planejadores estão vendo uma grande mudança nos tipos de conteúdo que os participantes desejam, de acordo com o State of the Conference Industry Report de 2019.  

Confira a seguir cinco dicas fundamentais sobre o certo e o errado ao agir, com base na pesquisa:

Certo: minimizar os materiais impressos. 

Pare a gráfica! Cerca de 56% dos planejadores dizem que os participantes estão abandonando os materiais impressos, o que significa que poderá haver uma grande mudança no futuro para os 96% de planejadores que dependem de apostilas de papel. Então, por que a mudança? Simples: o conteúdo on-line está cada vez mais popular, segundo 68% dos planejadores.     

Errado: não otimizar os materiais on-line para diferentes dispositivos.

Não se deixe enganar pela onda do conteúdo on-line: os participantes não querem apenas acessar os materiais da reunião no desktop, mas também no celular, tablet e outros dispositivos. Na realidade, 65% dos planejadores estão vendo mais demanda especialmente para material acessíveis em dispositivos móveis. Para os planejadores, essa mudança significa que todo o conteúdo on-line precisa ser criado e otimizado para formatos diversos. Assim, os convidados podem acessar os materiais do evento quando desejarem e no dispositivo de sua preferência.

Certo: criar conteúdo interativo.

Outra demanda dos participantes? Cerca de 48% dos planejadores estão vendo um maior desejo por materiais de reunião interativos. Ou seja, os participantes querem um conteúdo mais dinâmico, que possibilite participação ativa. Uma maneira de fazê-las: Tente acrescentar pesquisas ou testes para avaliar o conhecimento dos participantes no conteúdo da reunião. 

Errado: escrever demais.

Talvez você tenha muito a dizer, mas os participantes provavelmente não têm tempo de ler um livro sobre o objetivo da sua reunião. Acrescente a isso o limiar de atenção de oito segundos do ser humano e não é nenhuma surpresa o fato de 46% dos planejadores verem a necessidade de materiais de evento mais sucintos. A conclusão: Elimine texto e deixe a reunião falar por si mesma.

Certo: apostar nos elementos visuais.

O conteúdo reduzido traz oportunidades de elementos visuais maiores e melhores com a necessidade de atender uma preferência dos participantes: 42 % dos planejadores dizem que materiais de reunião visuais estão em demanda ainda maior. Então, seja criativo nas diversas formas de mostrar, e não narrar, o objetivo da sua reunião. E se você estiver preocupado que as imagens podem tirar o foco da reunião, tente usar técnicas de storytelling, como infográficos, que permitem contar o objetivo principal de forma ainda visual.
 

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