O futuro das reuniões: noção clara de espaço

Participantes procuram uma conexão mais profunda com o destino da sua reunião. Veja como os planejadores podem promover esse relacionamento.

Qual é a sua parte favorita de uma viagem? Companheirismo e uma pausa longe dos estresses diários podem ser os primeiros na sua lista, mas para muitos, a experiência leva a melhor. Cerca de 53% de consumidores dizem que a parte mais importante da viagem é descobrir lugares ocultos em um novo destino, de acordo com a pesquisa em 2017 da Mintel sobre novas tendências de viagem.

E se pesquisas indicam alguma coisa, participantes compartilham desta opinião: um estudo da Marriott e da PCMA Foundation sobre o futuro das reuniões constatou que os participantes procuram eventos que estabeleçam um claro sentido de localização. Ou seja, eles querem que as reuniões potencializem o destino com agendas que comemoram os arredores.

Planejando um evento para participantes da geração millennial? Mais um motivo para priorizar o seu destino. A geração millennial valoriza experiências e não bens materiais, com 85 dando prioridade a aventurar-se fora da zona de conforto e aprender coisas novas, de acordo com o relatório em 2018 da Mintel sobre turismo de experiências.

Por isso, revele o lado aventureiro da sua reunião e mantenha o foco no seu destino com as seguintes estratégias:

1. Homenageie o local.

Cada destino tem seu próprio encanto e história, então potencialize essas características. Priorize a exploração e visite as atrações do local, experimente os pratos da região e faça como os moradores. Existe um programa comunitário divertido que é o centro das atenções? Participantes vão adorar a chance de participar – que tal adicionar à agenda como sessão de intervalo?

Não há tempo para explorar fora da sala de reunião? Faça parceria com empresas locais para uma programação sugerida depois da reunião.

2. Encontre o local certo.

Espaços de reunião estéreis e genéricos estão fora de moda; locais autênticos e exclusivos são o ponto alto agora. Por isso, encontre um local que defenda a cultura regional do seu destino, tanto no design quanto na prática. Por exemplo, alguns locais podem fazer parceria com grupos comunitários para atividades abertas ao público. Trabalhe com o gerente do local para potencializar seu espaço de reunião como outra forma de conectar-se com a cidade em um curto espaço de tempo. 

3. Faça da sua reunião uma área livre de tecnologia.

Mídias sociais e dispositivos móveis podem afastar os participantes do momento presente. Para assegurar que os convidados permaneçam conectados ao seu destino, considere a possibilidade de limitar o tempo de tela dos participantes. A distância do cotidiano permitirá que os convidados minimizem os estresses pessoais e profissionais e abram-se para novas experiências.

4. Procure manter o foco na natureza, se aplicável.

Não é possível ver muito de uma nova cidade entre quatro paredes, por isso procure sair ao ar livre. Para reuniões que são apenas sobre negócios, considere a possibilidade de fazer a sessão de intervalo ao ar livre, por exemplo, um passeio de bicicleta pelo destino. Além de fazer com que os participantes se movimentem, isso também renovará a mente e melhorará o foco para o próximo item da pauta.

5. Retribua à comunidade local.

Outra forma de aprofundar a conexão do participante com uma comunidade: envolvê-lo em suas causas. Confira oportunidades de voluntariado na região para saber mais sobre como os convidados podem deixar sua contribuição no local. 

Interessado nas tendências do setor de reuniões? Saiba mais sobre o estudo da Marriott e da PCMA Foundation, “The Future of Meetings & Events” (O futuro das reuniões e eventos), e fique atento a mais informações sobre o futuro de reuniões no Meetings Imagined. 

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