Aproveite ao máximo as mesas redondas

Confira aqui como planejar uma mesa redonda da qual todos possam se beneficiar

Uma mesa redonda não é apenas uma apresentação básica de PowerPoint. É uma plataforma que pode às vezes ser um momento decisivo para o seu evento, e é por isso que você precisa planejar bem.
 
Continue lendo para saber como planejar uma mesa redonda com a qual todos possam aprender e se beneficiar.

Decidir o formato da mesa redonda

O formato da mesa redonda e a disposição de cadeiras podem variar de acordo com o propósito da sua reunião e as necessidades específicas do evento. Por exemplo, se tiver um grande grupo de participantes (mais de 10 pessoas), você pode dividir as pessoas em grupos de mesa redonda para dar a todos a chance de participar.

Lembre-se de que quanto maior o grupo, mais tempo será necessário para todos terem a chance de participar. Organize grupos entre 5 e 10 participantes para manter as coisas em ordem e dentro do cronograma.

Alternativamente, você pode convidar especialistas fundamentais a participarem de uma mesa redonda diante de um público, semelhante a um painel. É possível até mesmo iniciar uma sessão de perguntas para que o público tenha mais oportunidades de participar, o que evoca a sensação de uma mesa redonda enquanto mantém o foco nos especialistas.

Elaborar um plano de discussão em mesa redonda

Depois de escolher o formato da sua mesa redonda, anote as metas principais da sua conferência. Sua mesa redonda deve ajudar você a alcançar essas metas. Por exemplo, se a sua conferência tem a meta de instruir os participantes sobre alterações no setor, certifique-se de que a mesa redonda apresenta tópicos e perguntas que estimularão uma discussão relevante.

Os tópicos que você decidir abordar na discussão devem ser incluídos em pauta. Este documento é o plano para a sua mesa redonda e deve ser compartilhado com os participantes antes do início da discussão. Ele deve apresentar informações como:

  • O propósito ou o tema da discussão
  • Perguntas-chave e tópicos da discussão
  • Um cronograma das diversas seções da discussão, por exemplo, introduções, alterações dos tópicos e considerações finais
  • Os participantes (para mesas redondas diante de um público)
  • Regras, como diretrizes sobre tópicos que não devem ser discutidos ou lembretes para ser educado com os outros participantes.

Se estiver organizando uma única mesa redonda que os participantes assistirão como membros do público, faça uma lista dos pontos-chave da discussão para a preparação dos participantes e envie-a com os convites às pessoas que são versadas nos tópicos. Não tenha medo de convidar pessoas que tenham opiniões diferentes, porque isso pode ajudar a estimular discussões mais envolventes.

Escolher um moderador forte para cada grupo de discussão é parte fundamental de um plano de mesa redonda de sucesso. Essa pessoa precisa ser versada no formato, nos tópicos e no “plano” descritos acima. O moderador também talvez precise interferir às vezes para assegurar que a conversa não fuja do tópico.

Manter a mesa redonda em andamento

O que você faz quando a discussão está prestes a acontecer? Em primeiro lugar, alguns participantes podem ficar nervosos, então você deve tentar acalmá-los na discussão. Instrua seus moderadores a oferecer uma pequena sessão para quebrar o gelo, apertar as mãos, dizer olá e pedir a todos que se apresentem. 

Para dar início à discussão propriamente dita, o moderador pode fazer algumas perguntas iniciais que envolverão os participantes desde o início. Certifique-se de monitorar quem está participando ativamente e quem não está; mais tarde, faça perguntas aos que participaram menos para envolvê-los mais. 

Às vezes, o tópico pode levar a uma discussão acalorada ou talvez ser dominada apenas por alguns participantes. Nesses momentos, o moderador deve assumir o controle e mudar as coisas de acordo com as necessidades da pauta.

Finalmente, o moderador deve perguntar aos participantes o que eles aprenderam com a discussão. Agradeça a todos e diga que mal pode esperar pela próxima vez.

O círculo completo

Mesas redondas podem ser uma ótima forma de adicionar uma dose saudável de debate ao seu evento. Certifique-se de buscar ideias e aproveitá-las ao máximo, de acordo com as necessidades exclusivas do seu evento. E, se está procurando ajuda para planejar um evento com mesas redondas, não hesite em entrar em contato com os solícitos coordenadores de eventos no Marriott
 

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