Destruidores de produtividade que você precisa eliminar dos eventos

Veja como eliminá-los o mais rápido possível

Manter a pontualidade da programação não é apenas uma boa prática para seu evento; é fundamental quando o tempo (e o dinheiro) do seu cliente está em jogo. Porém, de celulares que não param de tocar a contratempos tecnológicos e interrupções contínuas, como alguém que já participou ou organizou eventos, você sabe existem muitos destruidores de produtividade que desperdiçam um tempo (e dinheiro) considerável. 

Perder algum tempo é sempre inevitável (e você deve sempre levar isso em consideração no planejamento, como explicaremos a seguir), mas há maneiras de cuidar da sua reunião e garantir o mínimo possível de desperdício. Aqui, apresentamos quatro das maiores distrações e como eliminá-las sem perda de tempo. 

Tenha uma agenda objetiva e definida 

Para realizar um evento, é preciso ter um propósito claro. Mas apenas um propósito e um caminho incerto para alcançá-lo é insuficiente, se você não quiser desperdiçar o tempo dos seus participantes. Segundo um artigo da Forbes, definir o objetivo da sua reunião é a primeira coisa a fazer ao começar, seja verbalmente ou por escrito. Compartilhar uma meta ou declaração antes da reunião começar pode eliminar 17 minutos do tempo total da reunião de uma maneira extremamente simples! 

Além da declaração inicial do objetivo, também é necessário disponibilizar uma agenda definida a todos os participantes, de preferência antes do evento. A sua agenda deve ser levemente diferente da versão dos participantes, uma vez que será necessário computar intervalos de tempo no decorrer do dia ou da noite. Uma regra prática? Separe cinco minutos a mais, incluindo o tempo destinado aos intervalos, entre eventos, assuntos ou transições. 

Muitas pausas para perguntas

Entre as maiores perturbações de reuniões, questionadores contínuos lideram a lista. Além de você e os apresentadores correrem o risco de serem pegos de surpresa por perguntas imprevisíveis, elas podem consumir muito tempo. É claro que você não deve eliminar as sessões de perguntas inteiramente. Mas para determinar quais perguntas debater ou responder em detalhes, um artigo da Inc. sugere que você faça uma única pergunta a si mesmo: "Indo além do que está acontecendo aqui ou do que está sendo dito, será que isso é realmente o mais importante para alcançarmos os resultados que buscamos?" Se a resposta for não, é melhor educadamente desviar da pergunta e se prontificar para conversar com o questionador após o término do evento. 

…e ignorar os intervalos reais 

Com uma agenda repleta de conteúdo para um evento, pode ser tentador reduzir os intervalos reais para economizar tempo. Mas, de acordo com um artigo da Mashable, essa tentativa bem intencionada de terminar as coisas no prazo pode resultar em ainda mais desperdício de tempo. 

Segundo o artigo, a maioria das pessoas começa a perder o interesse depois de uma ou duas horas de concentração na mesma tarefa e entra em um estado de fadiga mental. Depois desse período, um intervalo é necessário para recarregar o cérebro e ajudá-lo a retomar um estágio de alto desempenho. 

Como sugestões para os intervalos, você pode incentivar os participantes a fazerem exatamente o oposto da tarefa na qual estão envolvidos, seja um momento de meditação, uma ligação para um ente querido, uma caminhada ao ar livre ou apenas relaxar ou cochilar no sofá do lounge. 

Distrações digitais

Em nossa sociedade tecnologicamente saturada, é raro encontrar um evento livre de celulares, tablets ou laptops. Mas esses acessórios inseparáveis podem estar acabando com a produtividade da sua reunião. Em uma pesquisa da CareerBuilder, mais de 2.000 gerentes de contratação citaram as distrações digitais como um dos piores destruidores de produtividade, com 52 por cento atribuindo a culpa sobretudo aos celulares. 

Mas, conforme um artigo, não é o telefone celular em si que está causando o problema: é o desejo de desempenhar multitarefas. Embora nem sempre seja recomendável proibir a presença de dispositivos digitais em reuniões, faça a sua parte como organizador para manter as coisas concisas, claras, interessantes e cooperativas, e não com uma voz única falando por todos. Afinal, se os participantes estão desempenhando multitarefas, pode ser que eles estejam entediados ou impossibilitados de participar. 

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