Roteiro para uma reunião de sucesso

Os planejadores não podem adivinhar o futuro, mas esta estratégia pode ajudá-los a melhor prevê-lo.

Sejamos honestos: Não há maneira fácil de prever todos os problemas que podem ocorrer em um evento antes que ele aconteça. Claro, um plano de prontidão para desastres pode ajudar após condições climáticas imprevistas, mas e um palestrante que perde o voo ou participantes que esquecem os dados da inscrição? O planejador nem sempre se prepara para ocorrências deste tipo.

O que ele podem procurar fazer é mapear possíveis problemas por meio de um roteiro.

A elaboração do roteiro é uma técnica muitas vezes utilizada no cinema e na publicidade para esboçar uma campanha ou um vídeo, esquete a esquete. Para reuniões, o planejador pode usar essa prática para redigir ou esboçar a agenda completa de um evento, sua “história", para melhor visualizar o fluxo da reunião. 

Por exemplo, digamos que a sua reunião começa na inscrição. Em vez de escrever “check-in” como passo um, pense no que essa tarefa engloba. Os participantes podem entrar através de um sistema de inscrição de autoatendimento ou precisam fazer check-in com a equipe do evento? Se a resposta for a segunda opção, considere que a presença de poucos atendentes na inscrição poderá resultar em longas filas. Portanto, você precisará de uma solução para minimizar o risco de filas mais longas e um plano para colocar em prática se elas acabarem acontecendo.

Dissecar sua reunião em um nível granular pode parecer apenas outro passo no processo de planejamento, mas, como ilustrado acima, o nível de raciocínio profundo que o roteiro exige pode dar ao planejador a capacidade de prever e alterar os resultados do evento. 

Em particular, o roteiro pode proporcionar percepções nessas duas áreas:

1. Gestão do tempo 

Na superfície, uma agenda movimentada proporciona uma reunião produtiva, mas é importante ser realista em relação ao tempo. Se você se sente sobrecarregado com a elaboração do roteiro de itens na agenda, há uma boa chance de que os convidados também sintam a mesma inquietação durante o evento. Se a impressão que se tem é de que muitas coisas acontecem de uma só vez, ou se você notar que itens muito grandes e demorados estão agendados para acontecer sucessivamente, pare e reavalie possibilidades durante o período da reunião. 

2. A experiência do participante

O que os participantes pensarão, sentirão, verão e ouvirão? Eventos são uma experiência sensorial, e faz parte do trabalho do planejador garantir que os convidados não se sintam excessivamente estimulados. O roteiro oferece ao planejador a perspectiva exclusiva de se colocar no lugar do participante, por isso, aproveite a oportunidade para explorar o evento através dos olhos de quem participa. Lembre-se de que as pessoas têm preferências variadas, portanto, convide outros membros da sua equipe para participar do exercício. 

Considere-o uma forma de garantia de qualidade: Se houver um elemento específico da reunião que parece fazer com que as pessoas cometam erros, você saberá que esse aspecto do evento precisa ser aperfeiçoado. Por exemplo, sinalização é uma forma importante de orientar os participantes em um evento de múltiplas salas ou múltiplos locais. Se você acha que alguns membros da equipe estão com dificuldade de entender o as orientações ou idioma utilizado, esclareça as instruções para que os participantes não fiquem confusos, ou pior, acabem perdidos também. 

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