O que fazer quando o palestrante do seu evento cancelar

Um palco vazio é o pior pesadelo de um planejador. Confira aqui como agir

Este é o cenário que faz qualquer planejador de reunião perder o sono: você contratou um palestrante principal famoso, promoveu a presença dessa pessoa durante semanas e criou expectativas entre os convidados que talvez reservaram ingressos apenas para essa oportunidade.

Depois, seja devido a um atraso na viagem ou circunstâncias pessoais, o convidado de honra cancela.

O que você faz?

Porque um bom palestrante pode aumentar as inscrições e adicionar credibilidade, a ausência dessa pessoa pode afetar a reputação e o resultado do seu evento. Por isso é importante não apenas prever o cenário improvável, mas também ter uma resposta estratégica rápida em mãos.

Considere estas dicas se estiver diante desse dilema:

Mantenha a calma. Primeiro, respire. O show tem que continuar. Reúna-se com a equipe do seu evento para determinar como e quando você dará a notícia. Dê aos convidados tempo para processarem a mudança; não espere até eles entrarem na sala. O mais importante: Dê um toque positivo ao seu plano B (pessoalmente e nas redes sociais) para manter a boa vontade entre os participantes. 

Consulte as cláusulas do contrato. Contratar um grande convidado é um investimento. Os grandes palestrantes, especialmente aqueles representados por uma agência ou empresa, levam o compromisso a sério. Revise o plano de contingência do seu contrato, que deve incluir como lidar com os reembolsos dos honorários do palestrante ou uma possível remarcação devido ao cancelamento imprevisto. 

Conecte-se de forma alternativa. Se o seu palestrante está preso no aeroporto ou tem circunstâncias atenuantes, considere outras formas para ele conectar-se efetivamente com o público: software de videoconferência, por exemplo, ou um webinar gravado previamente. Se o convidado não está agendado para o último dia do evento, veja se uma outra data ou horário pode ser negociado. 

Procure alguém novo. Ainda que o seu grande nome agora esteja ausente, isso não significa que outros não estão disponíveis. Entre em contato com agências de palestrantes ou outros grupos do setor na região para buscar um possível substituto de última hora. Ou, se a situação permitir, encontre outro convidado adequado dentro do cronograma existente e promova essa pessoa para a apresentação principal. 

Procure outras opções para os convidados. Eventos maiores podem acomodar os portadores de ingressos a seminários adjacentes ou atividades relacionadas no local. Outra opção: Reúna de improviso um grupo de convidados notáveis para uma mesa redonda sobre um tópico do setor. Se o descontentamento persistir, considere oferecer um desconto em futuras inscrições para incentivar negócios repetidos.  
 

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