O que os organizadores podem aprender com as Olimpíadas

Dicas de planejamento de eventos para refletir à medida que se aproxima o encerramento das cerimônias

Nos eventos olímpicos de inverno e de verão, os espectadores atentos enamoram-se e divertem-se com o grande talento esportivo. Mas ainda que patinadores artísticos e de velocidade, esquiadores e jogadores de hóquei sejam indubitavelmente as estrelas do palco olímpico, o espetáculo que ocorre fora do estádio é igualmente estupendo. 

Aqui um resumo do que é necessário para organizar apenas a transmissão americana das Olimpíadas de Inverno em Pyeongchang, segundo os números do planejamento de eventos:

  • 550 câmeras com mais de 2.400 horas de cobertura (1.800 dessas horas de transmissão ao vivo)
  • 2.500 funcionários trabalhando em Pyeongchang
  • 1.000 funcionários da NBC Sports nos EUA trabalhando na cobertura
  • 214 quilômetros de cabo 
  • 102 eventos com medalhas (o maior número para qualquer Olimpíadas de Inverno)
  • 89 comentaristas da NBC (que precisam de moradia, serviços de cabeleireiro e maquiagem, etc.)
  • 2 helicópteros que fornecem imagens aéreas

As dicas, tanto do que fazer e do que não fazer, de um evento tão imponente quanto as Olimpíadas são praticamente infinitas. À medida que as cerimônias deste ano chegam ao fim, destacamos alguns aprendizados chave para organizadores de eventos.

Reduzir os números

Manter-se dentro das limitações orçamentárias e de tempo é difícil para qualquer pessoa, seja um organizador, uma empresa ou uma família, por isso os organizadores das Olimpíadas sabem que precisam dar o melhor de si. Essas Olimpíadas de inverno abordaram uma base logística - transporte - ao analisarem apenas o número de pessoas que tinham que ser transportadas da maior cidade do país, Seul, para PyeongChang, e perceberam que a infraestrutura existente era insuficiente. Entra em cena o Korea Train Express, uma conexão inédita, de alta velocidade, capaz de transportar quase 21.000 passageiros por dia enquanto reduz cerca de 90 minutos do tempo de viagem entre os dois hubs. Se eles não tivessem analisado os números anos antes, as artérias de trânsito poderiam ter ficado catastroficamente congestionadas.

Para imitar seu sucesso, você terá que prever seu evento com a máxima exatidão possível. Um artigo de 2015 da Harvard Business Review recomenda listar de três a cinco metas que você espera alcançar. Se essas metas não estiverem alinhadas com os números com os quais você está trabalhando, quais metas devem ter precedência? Quais metas, por exemplo o transporte, no caso de PyeongChang, não são negociáveis? Sim, decoração temática seria esteticamente agradável, mas ela é de fato tão importante quanto uma entrada de alta qualidade? 

Conheça seu público 

O cuidado e a alimentação dos atletas já é uma dança minuciosamente coreografada: competidores quase sempre têm uma dieta específica que assegura que terão o combustível necessário para exibirem sua melhor forma. Para complicar, tente fazer um bufê para atletas praticamente do mundo todo: o que é padrão para atletas de um canto do mundo seria desconcertante para outros. (Pergunte a Louis Smith, ginasta britânica, que conta que se viu diante de um prato de língua de carneiro fatiada na Ucrânia.)

As Olimpíadas de 2010 em Vancouver, Columbia Britânica, tinha uma vantagem integrada: o legado da cidade de culinária multinacional fez dela a opção natural para alimentar atletas globais. Ao assegurar que alimentos familiares, corretos para as competições estivessem prontamente disponíveis, os organizadores puderam mostrar sua compreensão do papel fundamental que a culinária desempenha para os atletas.

A essência para os organizadores: Entender e prever as necessidades do seu público. Servir alimentos conhecidos, ou propositalmente exóticos, aos seus participantes é uma dica clara aqui, mas aplique essa lógica a outros aspectos do seu evento. Sabonetes e velas de brinde podem parecer um belo gesto que pode provocar um sorriso ou dois, mas eles são realmente necessários para, digamos, os seus clientes financeiros e corporativos? 

Leve em conta as nuances culturais e busque a universalidade sempre que possível 

Obviamente, organizar as Olimpíadas não é apenas uma questão de contratempos e deslizes. Ao contrário, o evento é um exemplo brilhante de multiculturalismo em grande escala. Com pouquíssimas exceções, e apesar da carne de vários países, guerras e climas políticos incertos, os países se reúnem para competir no puro espírito esportivo. 

O segredo do sucesso de um evento multicultural, segundo um artigo da Harvard Business Review, é estar ciente das nuances culturais, mas sem ficar obcecado por elas. Basta articular o que os participantes podem esperar bem antes da sua reunião começar para que a agenda e o cardápio não sejam surpresa. 

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