Lista de verificação do dia do evento

É o dia do evento: veja o que fazer para garantir que a reunião saia como planejado.

Após semanas de planejamento, chegou o dia do seu evento. Você acorda de manhã, e – bem, e agora?

Use esta lista de verificação do dia do evento para assegurar que cada detalhe de última hora seja observado para que seu evento transcorra sem empecilhos.

Quando você acorda

  • Tome uma xícara de café ou vá para a academia. O aumento de energia garantirá que você fique desperto e pronto para enfrentar o dia. 
  • Coma um café da manhã completo e saudável. Comida talvez seja a última coisa que você tem em mente, mas uma refeição pela manhã revigora o corpo e alimenta-o para o dia, melhorando potencialmente a concentração e a memória. Dito isso, tente evitar pratos com muito açúcar, que podem reduzir seus níveis de energia até o meio-dia.  

No local

  • Fale com a sua equipe. Algo mudou enquanto você dormia que precisa ser solucionado imediatamente? Ou membros da equipe ou detalhes específicos precisam de atenção extra?
  • Confirme detalhes de última hora com fornecedores, palestrantes e outros parceiros de evento. Por exemplo, se o seu palestrante principal estiver voando pela manhã, monitore o voo. Se ele estiver atrasado, é melhor saber logo para que você tenha tempo de exercer sua criatividade com opções alternativas, se necessário. Um palestrante preso por causa de condições climáticas, por exemplo, poderia participar da reunião através de videoconferência, caso seja impossível estar ali pessoalmente
  • Teste toda tecnologia. Não há nada pior do que um microfone que não funciona ou uma apresentação que não carrega corretamente devido a problemas técnicos. 
  • Entre em contato com os participantes. Seja um e-mail ou uma publicação nas redes sociais, certifique-se de lembrar os participantes de que hoje é o dia! Inclua quaisquer informações relevantes de que eles possam precisar sobre o que trazer ou o que deixar em casa.
  • Verifique a preparação das mesas e crachás. Há talheres suficientes para todos os participantes? 
  • Faça um lanche e intervalos conforme necessário. Preparar-se para um evento pode ser muito cansativo. Lembre-se de reservar algum tempo para cuidar de si, mesmo que apenas cinco minutos, para ajudar a diminuir o estresse

Pouco antes do show

  • Respire fundo. Mesmo se o seu ritual pré-reunião foi estressante, a contagem regressiva já começou para a chegada dos participantes. Respire fundo várias vezes para livrar-se da energia ruim.
  • Receba os participantes. Endireite as costas e sorria: Linguagem corporal positiva e dicas não verbais definirão o tom do resto da reunião.

Durante a reunião

  • Mantenha-se acessível. Participantes, membros da equipe, patrocinadores, fornecedores: se ocorrer um empecilho em meio à reunião, as pessoas precisarão entrar em contato com você. 

Após o evento

  • Atualize o orçamento. Com recibos oficiais e outros documentos financeiros em mãos, atualize o software de gerenciamento de eventos com os valores finais.
  • Envie agradecimentos. Planejar um evento precisa da cooperação de uma comunidade inteira, por isso estenda a sua gratidão a todos que ajudaram. Apenas se lembre de segmentar seu público e elaborar notas de agradecimento com base em cada destinatário. Você não enviaria as mesmas notas de agradecimentos aos participantes e aos patrocinadores, por exemplo. 
  • Implemente a pesquisa pós-reunião. Seu evento pode ter sensacional, mas sempre há espaço para melhorias. Enviar uma pesquisa pós-reunião dá aos participantes a chance de oferecer feedback, que você pode usar como um guia para um evento ainda melhor na próxima vez. 
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